Phía sau một SUPER team luôn là “bóng dáng” của người sếp tận tâm, quyết đoán và luôn hỗ trợ hết mình. Hành trình xây dựng một team vừa hoàn thành xuất sắc công việc, vừa có sự gắn kết keo sơn sẽ cần những yếu tố then chốt nào? Bí quyết của người quản lý là gì? Hãy cùng chuyên mục #TIPTalk chào tháng Sáu với phần chia sẻ đầy thú vị từ anh Võ Văn Ý, hiện tại anh đang nắm giữ vai trò Project Manager tại TMA Bình Định. 

Các thành viên trong nhóm phải có khả năng thích nghi nhanh và tương tác chặt chẽ với nhau

Một SUPER team mà anh Ý hướng tới là một cross-functional team (đội ngũ đa chức năng). Có thể hiểu rằng, mỗi thành viên sẽ có chuyên môn và kỹ năng khác nhau với nhiều chức vụ cùng trách nhiệm khác nhau. Mục tiêu của đội ngũ đa chức năng là hợp tác để đạt được một mục tiêu chung, thường mục tiêu đó có thể là dự án hoặc sản phẩm cụ thể (product goal). Vì vậy, anh luôn mong muốn từng thành viên đều phải “trang bị” cho mình khả năng thích nghi với thay đổi và giải quyết các vấn đề phức tạp; tương tác chặt chẽ, chia sẻ thông tin để hỗ trợ lẫn nhau.

Để làm được điều đó, việc hiểu rõ và đi đúng định hướng dự án của người Team Lead hoặc Project Manager là thực sự quan trọng. Họ phải hiểu rõ về dự án/sản phẩm, truyền đạt rõ ràng về product goal, product backlog và roadmap để thực hiện. Từ đó đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được những tình huống có thể xảy ra theo nghĩa tích cực và cả tiêu cực bao gồm giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm và giao tiếp với khách hàng hoặc các bên liên quan (stakeholders). 

Cam kết cụ thể và một kế hoạch rõ ràng

Cá nhân anh Ý không cảm thấy hài lòng với những câu ví dụ: "Em sẽ làm hết sức", "Em sẽ làm hết khả năng" mà thay vào đó anh luôn muốn các thành viên đưa ra một cam kết cụ thể và có thể đo lường, đánh giá thông qua KPIs đã giao ngay từ đầu. Bởi một cam kết mà không có kế hoạch thì nó chỉ dừng lại ở lời hứa, có thể mang lại sự thất vọng. Vì vậy anh luôn khuyến khích và động viên các thành viên hãy tự tin đưa ra cam kết và một kế hoạch rõ ràng kèm theo. Để làm được như vậy thì thành viên trong nhóm phải hiểu rõ mục tiêu dự án, công việc tồn đọng, chia sẻ thông tin và hỗ trợ lẫn nhau. 

"Nói phải làm, làm phải hiệu quả, thưởng phạt phân minh"

Đó là nguyên tắc cơ bản hiện anh Ý đang áp dụng với tình hình hoạt động của team. Bởi niềm tin không phải là điều có thể xây dựng được chỉ trong một ngày mà còn phải phụ thuộc quá trình dựa trên sự liên tục và kiên nhẫn. “Để đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy được tôn trọng thì việc lắng nghe đóng góp ý kiến và mong muốn của họ là vô cùng quan trọng. Tinh thần "Having more ideas leads to better outcomes” sẽ giúp chúng ta không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn khuyến khích sự sáng tạo luôn được đổi mới”, anh Ý chia sẻ. 

Để mọi người đồng lòng và hướng đến cùng một mục tiêu thì kế hoạch và bày tỏ kỳ vọng cần được truyền đạt một cách rõ ràng và minh bạch. Song song công việc của TL/PM, mỗi bản thân thành viên cũng cần nắm rõ phương pháp 5W1H để áp dụng vào thực tế công việc, giúp tránh hiểu lầm và tăng tính nhất quán trong làm việc nhóm. Hơn thế nữa, trong quá trình làm việc, công bằng là một nguyên tắc không thể bỏ qua. Mọi thành viên đều cần được đối xử công bằng, không thiên vị hay ưu ái. "Khen thì nên khen public kèm reward, chê thì chê private". Điều này giúp xây dựng niềm tin và tôn trọng giữa các thành viên.

Và tất nhiên, ngoài công việc, những buổi Technical sharing hoặc Team-building activities cũng là hoạt động cần thiết dành cho tất cả thành viên tham gia thêm phần gắn kết hơn.

"Làm dâu trăm họ"

Công việc của một người quản lý có thể ví như việc “làm dâu trăm họ”, bởi người quản lý cũng cần hòa nhập và xây dựng mối quan hệ với các thành viên như với gia đình. Việc phải cố gắng hết sức mình để làm sao có thể vừa lòng được tất cả mọi người không bị chê trách nặng nhẹ là một việc làm vô cùng khó. Ngoài kỹ năng chuyên môn, người quản lý cũng cần thường xuyên bồi dưỡng, phát triển kỹ năng mềm để có thể trở thành một người cấp trên được các thành viên tôn trọng và yêu mến.